Наличие первичных документов, которые подтвердят образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов.
Надо обеспечивать сохранность первичных документов.
При этом первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться не менее 5-ти лет.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, надо хранить не менее 5-ти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены:
⚡договором, в котором указана дата срока платежа;
⚡актами приемки оказанных услуг, оформленными в соответствии с условиями договора;
⚡платежными поручениями; ⚡актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного или налогового периода, в котором подтверждается, что на момент списания указанная задолженность не погашена;
⚡приказом руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.
Обязательное условие для включения безнадежного долга в расходы по налогу на прибыль – наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (письмо Минфина от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347).
В случае выявления фактов утраты первичных документов, по мнению чиновников, организации надо принять меры по их восстановлению.
Тем не менее, отметим, что некоторые суды поддерживали организации и разрешали им списывать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности в случае, если «первичка» по ней была утрачена.
